DECRETO Nº 39, DE 08 DE ABRIL DE 2020.
Ementa: Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública municipal direta, autárquica e fundacional.
O PREFEITO DO JABOATÃO DOS GUARARAPES, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelos incisos V e VII do art. 65 da Lei Orgânica do Município;
CONSIDERANDO o inciso II do art. 4º do Decreto Municipal nº 31, de 8 de maio de 2019, que criou o Programa de Governança e Compliance (PGC) no âmbito da Administração Pública Municipal direta, autárquica e fundacional para o Município do Jaboatão dos Guararapes;
CONSIDERANDO a necessidade de se modernizar a tramitação de documentos no Município, através da adoção de soluções de gestão de documentos e processos digitais que resultará na diminuição do fluxo de papel, melhoria da rastreabilidade dos documentos, garantia da integridade da informação, eliminação do uso de espaços físicos adicionais e custos inerentes à guarda de processos e economia de gastos com transporte de documentos, compra de papel e impressão departamental;
CONSIDERANDO, ainda, que a modernização advinda da implantação dessas soluções guarda adequação com as legislações acerca do tema, quer federais – Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/082001, que Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e a Lei nº 12.682, de 9/07/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos – quer estaduais – Lei Estadual nº 15.529, de 23/06/2015, que dispõe sobre a Política Estadual de Gestão Documental, e o Decreto Estadual nº 45.157, de 23/10/2017, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo;
DECRETA:
Art. 1º Este Decreto dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública municipal direta, autárquica e fundacional.
Art. 2º Para o disposto neste Decreto, consideram-se as seguintes definições:
I – documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II – documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou,
b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
III – processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.
Art. 3º São objetivos deste Decreto:
I – aumento da eficiência da máquina administrativa, a segurança jurídica, a racionalização dos gastos e a melhor prestação de serviços;
II – promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
III – contribuir com a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;
IV – garantir custódia, preservação e acesso de forma efetiva ao cidadão às informações do governo;
V – promover subsídios para garantir a transparência, a abertura do governo ao cidadão e o acesso livre às informações públicas.
Art. 4º Para o atendimento ao disposto neste Decreto, os órgãos e as entidades da administração pública municipal direta, autárquica e fundacional utilizarão sistemas informatizados para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos.
Art. 5º Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.
Parágrafo único. No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no art. 12.
Art. 6º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, observados os padrões definidos por essa ICP-Brasil.
§ 1º. O disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha.
§ 2º. O disposto neste artigo não se aplica a situações que permitam identificação simplificada do interessado ou nas hipóteses legais de anonimato.
Art. 7º Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade.
§ 1º. Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
§ 2º. Na hipótese prevista no § 1º, se o sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema, mediante comprovação do interessado.
Art. 8º O acesso à íntegra do processo para vista pessoal do interessado pode ocorrer por intermédio da disponibilização de sistema informatizado de gestão a que se refere o art. 4º ou por acesso à cópia do documento, preferencialmente, em meio eletrônico.
Parágrafo único. Nenhum documento será impresso, exceto:
I – mediante solicitação de requerente externo, que deverá arcar com os custos da impressão, mediante taxa a ser apurada;
II – quando necessário sua cópia física para apresentação e/ou discussão em reuniões/eventos;
III – por ordem de autoridade superior, devidamente justificada;
IV – para cumprimento da Lei de Acesso à Informação, nos termos da lei e regulamento;
V – Alvarás, Certificados, Certidões ou outros documentos oficiais que devem ser emitidos por força de lei, quando não for possível sua disponibilização via portal;
VI – projetos de engenharia, arquitetura e outros utilizados pelos Órgãos e Secretarias;
VII – ofícios para destinatários externos.
Art. 9º A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei Municipal nº 853, de 14 de maio de 2013, que disciplina o acesso às informações, no âmbito do Município do Jaboatão dos Guararapes, regulamentada pelo Decreto Municipal nº 63, de 7 de junho de 2018, e das demais normas vigentes.
Art. 10. Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 6º são considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 11. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.
§ 1º. O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º. Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3º. A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas no art. 13 e no art. 14.
Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
§ 1º. A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º. Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.
§ 3º. A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:
I – proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II – determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização;
III – receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação;
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.
§ 4º. Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.
Art. 13. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.
Art. 14. A administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 15. Deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de autenticidade, sua preservação e sua interoperabilidade.
Art. 16. Os documentos que integram os processos administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão ou na entidade, conforme a legislação arquivística em vigor.
Parágrafo único. A eliminação de documentos digitais deve seguir as diretrizes previstas na legislação.
Art. 17. A definição dos formatos de arquivo dos documentos digitais deverá obedecer às políticas e diretrizes estabelecidas na arquitetura e-PING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico) e oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação.
Parágrafo único. Para os casos ainda não contemplados nos padrões mencionados no caput, deverão ser adotados formatos interoperáveis, abertos, independentes de plataforma tecnológica e amplamente utilizados.
Art. 18. À Superintendência de Tecnologia da Informação e Segurança de Dados, subordinada ao Gabinete do Prefeito, cabe:
I – gerir o trâmite eletrônico de documentos no Município;
II – estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais, que deverá prever, no mínimo:
a) proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas; e,
b) mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais;
III – assessorar os demais órgãos quanto a práticas de gestão e curadoria da informação;
IV – prospectar novas tecnologias para gestão de informação do Governo Municipal.
Art. 19. À Secretaria Municipal de Desenvolvimento Institucional (SDI), compete editar normas complementares a este Decreto, no âmbito de Licitações e Contratos.
Art. 20. À Controladoria Geral do Município (CGM) compete:
I – promover práticas de governo aberto no âmbito municipal;
II – controlar o cumprimento de normas e marcos legais referentes a gestão de informação pelos órgãos e entidades do Governo Municipal.
Art. 21. A guarda dos documentos digitais e processos administrativos eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável por sua custódia, incluindo a compatibilidade de suporte e de formato, a documentação técnica necessária para interpretar o documento e os instrumentos que permitam a sua identificação e o controle no momento de seu recolhimento.
Art. 22. Para os processos administrativos eletrônicos regidos por este Decreto, deverá ser observado o prazo definido em lei para a manifestação dos interessados e para a decisão do administrador quando de seu expurgo.
Art. 23. Os ofícios e demais expedientes utilizados na comunicação oficial interna do Governo Municipal, entre os órgãos e as entidades da administração pública municipal direta, autárquica e fundacional, poderão ser encaminhados exclusivamente por meio do correio eletrônico oficial da Prefeitura, vinculado ao domínio jaboatao.pe.gov.br.
§ 1º. Poderá estar anexado ao ofício encaminhado na forma de que trata o caput, no máximo, um documento.
§ 2º. O ofício apenas será considerado recebido pelo destinatário após confirmação expressa deste.
§ 3º. O ofício encaminhado na forma de que trata o caput deverá seguir as regras estabelecidas no “Manual de Redação Oficial da Presidência da República”, 3ª Edição aprovada pela Portaria nº 1.369/2018 da Casa Civil da Presidência da República, ou em modelo definido pelo Gabinete do Prefeito.
Art. 24. Os vistos previstos no art. 9º do Decreto Municipal nº 02, de 23 de janeiro de 2017, que dispõe sobre a uniformização e sistematização de procedimentos atinentes às licitações, contratos e convênios na Administração Pública Municipal, poderão ser realizados utilizando identificação por meio de nome de usuário ou certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil, em solução tecnológica de processo administrativo eletrônico.
Art. 25. No prazo de seis meses, contado da data de publicação deste Decreto, os órgãos e as entidades da administração pública municipal direta, autárquica e fundacional deverão apresentar cronograma de implementação do uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo à Secretaria Municipal de Desenvolvimento Institucional (SDI).
Parágrafo único. O uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá estar implementado no prazo de dois anos, contado da data de publicação deste Decreto.
Art. 26. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Jaboatão dos Guararapes, 08 de abril de 2020.
ANDERSON FERREIRA RODRIGUES
Prefeito
VIRGÍNIA AUGUSTA PIMENTAL RODRIGUES CASTELLAR / Procuradora Geral do Município
MARIA GENTILA CESAR VIEIRA GUEDES / Secretária Municipal de Desenvolvimento Institucional
PAULO ROBERTO SALES LAGES / Secretário Municipal de Administração
MARIANA INOJOSA MEDEIROS DE ARAÚJO LIMA / Secretária Municipal de Assistência Social e Cidadania
LUIZ JOSÉ INOJOSA DE MEDEIROS / Secretário Municipal de Desenvolvimento Econômico e Sustentabilidade
IVANEIDE DE FARIAS DANTAS / Secretária Municipal de Educação
DANIEL NASCIMENTO PEREIRA JÚNIOR / Secretário Municipal de Infraestrutura e Ordem Pública
CÉSAR ANTÔNIO DOS SANTOS BARBOSA / Secretário Municipal de Planejamento e Fazenda
ZELMA DE FÁTIMA CHAVES PESSÔA / Secretária Municipal de Saúde
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